ماهي مهام المساعد الإداري في المدارس، بات مركز المساعد الإداري واحد من أهم الوظائف التي لا يمكن للشركات أو المؤسسات العاملة في مختلف القطاعات الحكومية والخاصة الاستغناء عنها، فهي من الوظائف المساندة الأساسية، وتزداد أهمية المساعد الإداري والحاجة له كلما زادت تعقيد البيئة التنظيمية، فدونه يصبح العمل مشتت وغير منظم، كما أن وجوده يضمن سير العمل بالطريقة الصحيحة التي تساعد في تحقيق الأهداف المرجوة، فماهي مهام المساعد الإداري في المدارس.
ماذا يعني المساعد الاداري
تنتمي وظيفة المساعد الإداري إلى فئة الوظائف الإدارية، وهو الشخص المسؤول عن تقديم كافة أنواع الإسناد الإداري لأصحاب الأعمال والمناصب التنظيمية، غالبا ما يجسد نقطة الاتصال الحرة بين المدير والموظفين إضافة إلى العملاء، والهدف من وجود المساعد الإداري في أي منشأة حكومية أو خاصة كانت على حد سواء هو توفير المرونة اللازمة لأصحاب الأعمال، وذلك من خلال ترتيب المواعيد وإعداد جميع التقارير وغيرها من المتطلبات الأخرى.
ماهي مهام المساعد الإداري في المدارس
يطلق لفظ المساعد الإداري على المنصب الوظيفي الذي يتحتم فيه على الشخص تقديم مختلف أنواع المساعدات والدعم الإسنادي الإداري، وتختلف مهامه تبعا لنوع المنشأة وحجمها، وأبرز مهام المساعد الإداري في المدارس تتمثل بكل ما يلي:
- تقديم المساعدة في مختلف جوانب العمل الإداري في المدرسة.
- تنظيم أعمال مستودع المدرسة وإدارة محتوياتها.
- إدارة ملفات الطلبة وتحديثهم بصورة مستمرة.
- تزويد العاملين في المدرسة من المعلمين وغيرهم من الوظائف الأخرى بكافة المستلزمات.
- جدولة اجتماعات إدارة المدرسة بالمعلمين بشكل دوري.
- كتابة اللوائح الإرشادية وتحديثها.
- إدارة عملية التواصل مع أولياء أمور الطلبة وشكواهم.
- إدارة ملفات الموظفين وتنظيمها.
المهارات المطلوبة في وظيفة مساعد إداري
يجب أن يتمتع شاغري مناصب المساعد الإداري في المدارس بالعديد من المهارات الأساسية التي تمكنهم من إتمام متطلبات هذه الوظيفة على أكمل وجه، وأهم المهارات المطلوبة في وظيفة مساعد إداري ما يلي:
- إتقان مهارات الحاسوب خاصة تطبيقات Microsoft Office.
- امتلاك القدرة على تحرير النصوص وكتابتها بجودة عالية.
- القدرة العالية على اتخاذ القرارات المصيرية بسرعة.
- امتلاك القدرة على التعامل مع التقنيات التكنولوجية الحديثة.
- مهارة إدارة الوقت وحل المشكلات.
- التحلي بالمرونة والقدرة على التكيف السريع مع الأوضاع المختلفة.
- يفضل أن يكون متعدد اللغات كتابة ومحادثة.
- الدقة في مواعيد كتابة التقارير وتسليمها.
- الابتكار والنقد البناء.
قد يهمك أيضا: ما هي وظيفة كاتب ضبط في السعودية
ما الفرق بين مساعد اداري وسكرتير
على الرغم من اشتراك وظيفة المساعد الإداري والسكرتير تحت تصنيف واحد ألا وهو إتمام المهام الإدارية، إلا أن كل منهما يختلف عن الأخر بفروق جوهرية واضحة، فلكل منصب مهام وسلطات مختلفة، إذ تتمثل وظيفة السكرتير في كتابة التقارير وطباعة المستندات واستقبال المكالمات فقط، في حين يتحمل المساعد الإداري مسؤوليات أكبر قد تكون نيابة عن المدير، منها اتخاذ القرارات والتفكير الناقد، وحل المشكلات وغيرها.
تكمن أهمية المساعد الإداري في المدارس من خلال تنظيم المهام، وإدارة المستودع إضافة إلى تنظيم جدول الاجتماعات الدورية بين مدير المدرسة والمعلمين والأساتذة، لذا فهذا المنصب أصبح لا غنى عنه خاصة مع كبر حجم المدارس والمؤسسات التعليمية.