كيف تتم عملية رقمنة الوثائق، عملية رقمنة الوثائق هي عملية تحويل الوثائق والسجلات الورقية إلى شكل رقمي إلكتروني، وذلك باستخدام تقنيات الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات الحديثة، وتهدف عملية رقمنة الوثائق إلى تحسين إدارة المعلومات وسهولة الوصول إليها، وتخزينها بشكل أكثر فاعلية وأمانًا، والاحتفاظ بها من الضياع والتلف، وكذلك لإيجادها بسهولة ومشاركتها، وتتم عملية رقمنة الوثائق بمرورها بعدة مراحل قبل تحزينها واستعمالها بشكل رسمي.
كيف تتم عملية رقمنة الوثائق
تساهم رقمنة الوثائق في تقليل التكلفة والمساحة المطلوبة لتخزين الوثائق الورقية، وتزيد من فعالية العمليات والتعامل مع المعلومات، تعد عملية مهمة في مختلف المجالات المتنوعة للمؤسسات المختلفة والشركات والعديد من القطاعات الحكومية، وتتم عملية رقمنة الوثائق كما يلي:
- فحص الوثائق: يجب بدء عملية رقمنة الوثائق بفحص الوثائق الورقية وتحديد الوثائق التي تحتاج إلى رقمنة.
- مسح الوثائق: يتم استخدام ماسحة ضوئية لتحويل الوثائق الورقية إلى صيغ رقمية، ويمكن ذلك بواسطة كاميرا رقمية أو هاتف ذكي.
- تخزين الوثائق: يتم تخزين الوثائق الرقمية في أنظمة تخزين إلكترونية مثل قواعد البيانات، وأنظمة إدارة المستندات، أو السحابة الالكترونية.
- فهرسة وتصنيف الوثائق: يجب تنظيم الوثائق الرقمية وإعداد نظام فهرسة وتصنيف يسهل البحث عنها والوصول إليها.
- الحفاظ على الأمان: يجب وضع إجراءات أمان لحماية الوثائق الرقمية من فقدان البيانات أو الوصول غير المصرح به.
- التخلص من الوثائق الورقية: بمجرد رقمنة الوثائق وتأكيد استقرار النسخة الرقمية، يمكن التخلص الآمن من الوثائق الورقية.
- الاستفادة والمشاركة: الهدف الرئيسي من رقمنة الوثائق هو تحسين إمكانية مشاركة الوثائق والوصول إليها، بحيث تكون هذه الوثائق متاحة للأشخاص المعنيين بها بسهولة.
أهداف عملية رقمنة الوثائق
رقمنة الوثائق هي أحد العمليات المهمة التي تقوم على تحويل الوثائق الورقية الى ملف أو صورة يمكن قراءته باستخدام الحاسوب والأجهزة الذكية، وتهدف هذه العملية لتحقيق مجموعة من الفوائد المهمة تسهيل مجموعة من الخدمات، وتأتي أهداف عملية رقمنة الوثائق كما يلي:
- تسهل الوصول إلى المعلومات بشكل أسرع وأسهل.
- تساهم في توفير المساحة التي كانت تحتاجها الوثائق الورقية.
- تتميز بإجراءات الأمان القوية، مما يحمي الوثائق من الفقدان أو التلف.
- زيادة كفاءة العمليات والتعامل مع المعلومات.
- الحفاظ على سجلات دقيقة وموثوقة.
- تمكين تبادل الوثائق بسهولة عبر الإنترنت بين المؤسسات والأفراد.
- الامتثال للتشريعات واللوائح المتعلقة بالحفظ والاحتفاظ بالمعلومات.
- مشاركة الوثائق الرقمية بسهولة بين الأفراد والفرق داخل المؤسسة.
- تقلل من الأخطاء البشرية في معالجة الوثائق.
تقنيات رقمنة الوثائق الأرشيفية
تقنيات رقمنة الوثائق الأرشيفية هي مجموعة من الأساليب والأدوات التي تستخدم لتحويل وثائق الأرشيف الورقية إلى صيغ رقمية قابلة للحفظ والاسترجاع، وتُساهم هذه التقنيات في الحفاظ على هذه الوثائق وتجعلها متاحة للباحثين بشكل أسهل، وفيما بعض هذه التقنيات المستخدمة في رقمنة الوثائق الأرشيفية:
- المسح الضوئي Scanning.
- التصوير الرقمي باستخدام الكاميرات الرقمية.
- أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS).
- تقنيات التعرف الضوئي على النصوص (OCR).
- السحابة الإلكترونية لتخزين الوثائق.
- تقنيات التشفير لضمان أمان الوثائق الرقمية .
- تقنيات الاحتفاظ والأرشفة الرقمية للحفاظ على الوثائق الرقمية على المدى البعيد.
اقرأ أيضاً: كيفية الدخول الى الرقمنة قطاع التربية
مجالات استعمال الرقمنة
مع التطور التكنلوجي الكبير، أصبح لرقمنة الوثائق والبيانات التأثير الكبير على مجموعة متنوعة من المجالات والصناعات في حياتنا، ومن أبرز مجالات استعمال الرقمنة ما يلي:
- التعليم الوجاهي والتعليم عن بعد.
- الرعاية الصحية الإلكتروني.
- الأعمال والشركات.
- المكتبات والأرشيف.
- العلوم والبحث.
- الصناعات.
- الخدمات الحكومية.
- التسويق والإعلان.
- السياحة والسفر .
- البنوك.
- المجال الزراعي.
- النقل.
تتم عملية الرقمنة بعدة مراحل، وذلك لتحويل الوثائق الورقية صورة رقمية يمكن قراءتها عبر الأجهزة الحديثة، وتهدف رقمنة الوثائق إلى تحسين إدارة المعلومات وزيادة كفاءة وفعالية الأعمال من خلال تحويل الوثائق الورقية إلى شكل رقمي يمكن الوصول إليه وإدارته بشكل أفضل، وتمثل التقنيات جزءاً مهماً لتحقيق أهداف الرقمنة.