معلومات عن برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية، دائماً ما تسعى الحكومة في المملكة العربية السعودية الى التطوير في مختلف مجالاتها وقطاعاتها الخاصة، حيث تقدم العديد من الخدمات لصالح المواطنين في المملكة، بالإضافة لإطلاقها عدة برامج تساهم في تسهيل تقديم الخدمات واجراءها بسهولة وبشكل الكتروني، وابرز البرامج التي قدمتها المملكة هو برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية في السعودية، وهي مثابه مستودعات تشمل كافة البيانات المتعلقة بالأعمال والمصالح للدولة.
برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية في السعودية
بفضل التطور التكنلوجي الكبير في المملكة العربية السعودية، توصلت المملكة للاستعانة بالحاسوب لحفظ الوثاق بعيداً عن السجلات الورقية، وذلك بإنشاء برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية، وهو أحد البرامج التي أطلقتها المملكة العربية السعودية، ويعد من البرامج المهمة في المؤسسات لضمان استعمال البيانات والمصادر الرقمية بشكل مستمر وعلى المدى البعيد، والغرض من هذا البرنامج هو سهولة الوصول للوثائق الحكومية، وحفظها من الضياع والتلف.
أنواع الوثائق والمحفوظات الحكومية السعودية
بفضل برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية، أًصبح الوثائق والمحفوظات تُستخدم بشكل الكتروني ورقمي بعيداً عن السجلات الورقية، وهناك العديد من الوثاق المهمة والمتنوعة التي تُستخدم في مختلف أمور الدولة، وينبغي على المواطنين التعرف عليها لأهميتها الكبيرة، وهي:
- الإحصائيات.
- التقارير السنوية.
- التنظيمات الإدارية.
- الأدلة التنظيمية.
- الإجراءات الإدارية.
- الميزانيات.
- الحسابات الختامية.
- سياسة الدولة وخططها.
- برامج الدولة.
- قرارات الدولة التنظيمية.
- الأنظمة واللوائح الداخلية.
خدمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
تتنوع الخدمات التي يقدمها المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في المملكة العربية السعودية، وأصبح تقديم الخدمات بكل سهولة بفضل برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية في المملكة من خلال منصة الخدمات الإلكترونية، ومن أبرز الخدمات التي يقدمها المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ما يلي:
- تزويد الباحثين والدارسين بالوثائق التي تخدم أغراضهم البحثية وذلك باختيار الخدمة المراد الحصول عليها.
- إمكانية التواصل مع المركز في كافة المهمات والأعمال المتعلقة بالوثائق والمحفوظات وذلك من خلال اختيار المهمات داخل كل باب.
- متابعة برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية.
- وضع المعايير الموضوعية الى الوثائق.
- تفادي الوثائق التي لا حاجة لها.
- تحديد مستلزمات المراكز الإدارية والمالية.
اقرأ أيضاً: التسجيل في برنامج تطوير الخريجين 2025 مركز دعم اتخاذ القرار بالديوان الملكي
مهام المركز الوطني
في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات يتم وضع نظام الوثائق والمحفوظات في وضع التنفيذ، وذلك لاتخاذ كافة الوسائل والسبل التي تمكنه من القيام بالمهام المطلوبة، ويشمل دليل المركز الوطني جميع الأنظمة واللوائح والتنظيمات المتعلقة بالوثائق والمحفوظات، وتكمن مهام المركز فيما يلي:
- اللجان الدائمة للوثائق: وهي المربع الرئيسي لشؤون الوثائق، والتي تقوم بدراسة مشاريع اللوائح والخطط المتعلقة بها، وتُشرف على صحة البيانات واكتمالها، كما تضمن التنسيق والتكامل في الأداء.
- ترحيل الوثائق: يتم ترحيل الوثائق للحفظ لدى المركز بعد انتهاء مدة حفظها لدى الجهاز وفقاّ لما تحدده اللوائح,
- التزويد بالوثائق: توفير البيانات والمعلومات من الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقا للوائح المركز
- إيداع الوثائق: الحصول على الوثائق من الأجهزة الحكومية والمؤسسات والشركات والأفراد وفقا للوائح والترتيبات التي يحددها.
- التوثيق الآلي: إيجاد برنامج أرشفة إلكتروني بمواصفات ومعايير متقدمة يقوم بتحويل جميع الوثائق المتوفرة لديه إلى صيغ إلكترونية.
طباعة ونشر الوثائق: تطبع الأنظمة واللوائح والاتفاقيات في مطابع الحكومة وتباع في جميع فروع وزارة المالية في جميع المناطق. - التعقيم والترميم: تعقيم ومعالجة جميع الوثائق الرسمية المرحلة إليه من قبل الأجهزة الحكومية المختلفة.
تسعى المملكة العربية السعودية الة التطور والتقدم بتقديمها العددي من البرامج التي تخدم مصالح الدولة ومواطنيها، ويعد برنامج رقمنة وحفظ الوثائق الحكومية من البرامج التي أطلقتها المملكة للحفاظ علة الوثائق الحكومية من التلف والضياع، لسهولة الوصول اليها.